Pracodawcy, którzy odnotowali w czasie epidemii koronawirusa spadki obrotów gospodarczych i skorzystali z dofinansowania do wynagrodzeń pracowników z FGŚP, muszą liczyć się z weryfikacją poprawności rozliczenia przyznanych środków. Wojewódzkie Urzędy Pracy przeprowadzają już kontrole, które są źródłem wątpliwości i obaw przedsiębiorców, czy nie będą zobowiązani do zwrotu przyznanych środków.

Na czym polega kontrola rozliczenia?

Wojewódzkie Urzędy Pracy weryfikują prawidłowość rozliczenia w 2 etapach. Pierwszy z nich, to etap wstępnej weryfikacji, który następuje stosunkowo szybko, bo w terminie 60 dni od dnia upływu terminu do złożenia rozliczenia i dokumentacji potwierdzającej dane zawarte w rozliczeniu. Termin ten wynika z umowy o dofinansowanie zawartej przez pracodawcę z dyrektorem wojewódzkiego urzędu pracy. W tym etapie, urząd sprawdza między innymi, czy złożona dokumentacja jest kompletna. Sprawdzane są też kwoty – przekazane i faktycznie wykorzystane. Inaczej mówiąc, urząd bada, czy przyznane pieniądze zostały rzeczywiście wykorzystane na dofinansowanie wynagrodzeń, a nie na przykład na inwestycje w maszyny.

W drugim etapie, nazywanym końcową weryfikacją dokumentacji, urząd ostatecznie zatwierdza przekazane rozliczenie otrzymanych środków na rzecz ochrony miejsc pracy z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Oznacza to, że niezależnie od wyników wstępnej weryfikacji, urząd w okresie 3 lat (licząc znowu od dnia upływu terminu do złożenia rozliczenia i dokumentacji potwierdzającej dane zawarte w rozliczeniu) ponownie bada, czy środki zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem.

Czy urząd może sprawdzać, z jakich przyczyn wypowiedziano umowę o pracę pracownikowi objętemu dofinansowaniem?

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy w związku z przyznaniem dofinansowania z FGŚP było utrzymanie miejsc pracy w okresie korzystania ze świadczenia. W tym czasie pracodawca był związany zakazem wypowiadania umów o pracę z przyczyn niedotyczących pracownika. Pracodawca nie mógł przykładowo wypowiedzieć umowy z powodu likwidacji stosunku pracy. Przepisy nie zakazywały wypowiedzenia umowy z przyczyn dotyczących pracownika, na przykład z powodu powtarzających się naruszeń obowiązków z zakresu BHP, czy zwolnień dyscyplinarnych. W ramach weryfikacji prawidłowości wykorzystania środków, wojewódzki urząd pracy może sprawdzać, czy utrzymane były miejsca pracy pracowników zgłoszonych do wniosku, a jeśli nie – to z jakiego powodu doszło do zwolnienia. W tym celu urząd może na przykład zażądać świadectwa pracy (aby sprawdzić tryb zakończenia stosunku pracy), czy wyjaśnień od pracodawcy. Z tego względu warto zachować dowody potwierdzające okoliczności zakończenia umowy o pracę. Może to być na przykład korespondencja mailowa, notatka służbowa, wniosek pracownika.

Jakie mogą być konsekwencje nieprawidłowości w rozliczeniu?

Wojewódzkie urzędy pracy w sytuacji wykrycia nieprawidłowości w pierwszej kolejności wzywają do złożenia wyjaśnień czy korekty rozliczenia. Pracodawca ma więc możliwość naprawienia błędu w rozliczeniu (np. pomyłki, niezałączenie odpowiednich dokumentów). Jeśli jednak błędu nie da się skorygować, bo na przykład pracodawca wydatkował środki niezgodnie z przeznaczeniem albo w ogóle nie poddał się kontroli, konsekwencje będą zależeć od rodzaju nieprawidłowości. W grę wchodzi zwrot całości dofinansowania wraz z odsetkami (w przypadku niepoddania się kontroli lub niespełnienia warunków dofinansowania zawartych w umowie) albo jego części – wydatkowanej niezgodnie z przeznaczeniem.

Karolina Kołakowska, adwokat w Kancelarii Brzezińska Narolski Adwokaci, ekspert z zakresu indywidualnego i zbiorowego prawa pracy oraz ochrony danych osobowych, trener i szkoleniowiec.