Minęły już ponad dwa miesiące od wejścia w życie istotnych zmian[1] w zakresie doręczeń dokonywanych przez sąd profesjonalnym pełnomocnikom, które polegają na umieszczeniu treści pism poprzez Portal Informacyjny Sądów Powszechnych (dalej: PISP). Zmiany te spotkały się z licznymi obawami ze strony adwokatów i radców prawnych.

Brak kont na PISP dużej części pełnomocników, trudności z wyraźnym wskazaniem rodzaju pism, których zamieszczenie będzie powodowało rozpoczęcie biegu terminu na złożenie środka zaskarżenia, czy też niepewność w ustaleniu momentu, od którego ów termin zaczyna biec – to tylko niektóre z obaw. Wprowadzone rozwiązania zawierają niejasne założenia, które niosą za sobą ryzyko niezawinionych pomyłek i mogą mieć poważne procesowe konsekwencje dla stron postępowania.

Co zmieniły przepisy ustawy covidowej?

Przepis art. 15zzs (9) wprowadza zasadę doręczania pism sądowych przez PISP, przy czym nie dotyczy on dwóch kategorii spraw: pierwszej, dotyczącej pism sądowych, które podlegają doręczeniu wraz z odpisami pism procesowych stron oraz drugiej, do której zalicza się inne dokumenty niepochodzące od sądu..  Odnośnie pierwszej kategorii spraw  Sądy zatem, tak jak dotychczas przesyłać będą pocztą tradycyjną m.in. zobowiązanie do złożenia odpowiedzi na pozew, do którego załączą odpis pozwu strony przeciwnej. Odnośnie drugiej kategorii spraw dotyczyć to będzie np. odpisu opinii biegłego ze zobowiązaniem do ustosunkowania się do jej treści.

Pismo sądowe, czyli co?

Omawiamy przepis, ani sama ustawa , która go wprowadza, nie definiują co uznaje się za pisma sądowe. Nie wiadomo, czy będą to tylko pisma informujące np. o terminie rozprawy, doręczeniu odpisu pozwu przeciwnikowi procesowemu, czy podjętych przez sąd czynnościach niewymagających reakcji od pełnomocnika, czy też katalog ten obejmie także wydawane przez sąd orzeczenia podlegające zaskarżeniu.

Zgodnie z poglądami doktryny, pismem sądowym są wszystkie dokumenty, a więc zarówno orzeczenia, uzasadnienia, jak i pozostałe pisma. Za  takim stanowiskiem opowiada się także np. Prezes Sądu Okręgowego w Wrocławiu.

Z kolei inny pogląd stanowi, że punktem rozróżniającym czym jest pismo sądowe w rozumieniu art. 15zzs (9) ustawy covidowej, jest konieczność podpisania takiego dokumentu, co wyklucza zamieszczenie go na PISP, a co za tym idzie – wymaga tradycyjnego doręczenia pocztą. Wynika to z tego, że art. 140 § 1 k.p.c. wprowadza rozróżnienie pism sądowych na pisma i orzeczenia, które podlegają doręczeniu w odpisach. W k.p.c. nie znajdziemy definicji legalnej czym jest odpis. Wskazówką może być art. 31 ust. 1 zarządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz działów administracji sądowej z dnia 19 czerwca 2019 r. (Dz.Urz.MS z 2019 r. poz. 138; dalej: „Zarządzenie”). Wskazano w nim, że odpisy dokumentów z akt sądowych sporządza się poprzez wykonanie ich kopii i opatrzenie pieczęcią urzędową (okrągłą) oraz podpisem osoby uwierzytelniającej. Dokumenty zamieszczane na PISP nie są podpisane, nie posiadają odcisku pieczęci urzędowej sądu – można zatem przyjąć, że nie spełniają wymogów formalnych dla odpisu pisma. O ile nie dotyczy to pism niewymagających podpisu, o tyle przesłanie przez PISP innych pism może rodzić wątpliwości co do ich skutecznego doręczenia.

W tym miejscu nasuwa się pytanie, jakie dokumenty sądowe nie wymagają podpisu. Odpowiedź znajduje się w § 21 ust. 4 Zarządzenia, zgodnie z którym pisma sądowe określone w załączniku nr 3, zamieszczone w sądowym systemie teleinformatycznym i odnotowane w nim jako wydane, mogą być wysyłane bez podpisu. Pismo sądowe, a w razie przesłania odpisu orzeczenia pismo przewodnie, przy którym przesyłany jest odpis, powinno zawierać wskazanie danych osoby, która w sytuacji określonej w ust. 1 podpisałaby pismo. Tym samym nie stosuje się § 31 w zakresie wymogu zamieszczenia pieczęci urzędowej i poświadczenia za zgodność z oryginałem oraz § 23 w zakresie wymogu podpisania pozostawionej w aktach kopii wysłanego pisma. Wspomniany załącznik nr 3 obejmuje:

• wezwania,
• zawiadomienia,
• zarządzenia o zwrocie pisma w tym również pozwu i wniosku,
• nakazy zapłaty wydane w postępowaniu upominawczym na podstawie przepisów k.p.c.,
• wyroki nakazowe wydane na podstawie przepisów k.p.k. i k.p.w.,
• postanowienia niezaskarżalne środkiem odwoławczym (od których środek odwoławczy w ogóle nie przysługuje i nie przysługiwał – nie dotyczy postanowień od których środek taki przysługiwał, ale na skutek jego rozpoznania nie przysługuje już wobec wyczerpania trybu odwoławczego),
• pisma przewodnie, przy których przesyłane są odpisy pism doręczanych przez sąd oraz
• pouczenia.

Zatem tylko wskazane wyżej pisma da się doręczyć poprzez zamieszczenie ich na PISP.

Należy jednak wskazać, że prezes sądu, zgodnie z § 21 ust. 6 Zarządzenia, może rozszerzyć katalog pism niewymagających podpisu o dodatkowe pozycje poza tymi z załącznika nr 3 do Zarządzenia. Takie rozwiązanie przyjął m.in. Prezes Sądu Okręgowego dla Warszawy – Pragi, który w zarządzeniu z dnia 30 lipca 2021 r. uznał za pisma sądowe m.in.  odpisy wyroków i postanowień (za wyjątkiem odpisów będących tytułami wykonawczymi), co sprawia, że zapoznanie się z ich treścią na PISP powoduje ich skuteczne doręczenie i rozpoczęcie biegu terminu na ich zaskarżenie. Niestety to, jakie pisma sądowe będą w praktyce zamieszczane w PISP, będzie zależeć od decyzji Prezesów danego Sądu Okręgowego lub Apelacyjnego oraz tego, czy zadecyduje on o rozszerzeniu katalogu pism sądowych doręczanych bez własnoręcznego podpisu w rozumieniu przepisów Zarządzenia.

Mając na uwadze brak jednoznacznego doprecyzowania przez prawodawcę rodzajów pism sądowych podlegających doręczeniu przez PISP oraz ogólną zasadę wynikającą z art. 15zzs (9), należy przyjąć szersze rozumienie tego określenia. Jednak uznanie, że zarówno orzeczenia, uzasadnienia, jak i pozostałe pisma, które pojawią się na PISP, należy traktować jako doręczone elektronicznie, rodzi kolejne problemy.

Gdy od pisma sądowego przysługuje środek zaskarżenia

Po pierwsze, bardzo ważną i budzącą poważne ryzyko dla pełnomocników kwestią, jest zamieszczanie na PISP orzeczeń, od których przysługuje stronie środek zaskarżenia tj. np. wyroków czy postanowień. Można tutaj wskazać cztery podejścia przyjmowane przez Sądy:

• pierwsza, która polega na zamieszczeniu np. postanowienia na PISP w osobnym pliku i najczęściej w innym dniu (np. 3 dni później), zamieszczeniu pisma przewodniego informującego o doręczeniu ów postanowienia,
• druga, która prowadzi do wstawienia do PISP pisma przewodniego wraz z postanowieniem w jednym pliku.

W obu tych przypadkach za moment skutecznego doręczenia uznaje się chwilę, gdy zapoznamy się z treścią orzeczenia: w pierwszym przypadku otworzenia pliku z postanowieniem (zatem nie wywołuje żadnych skutków otworzenie pliku z samym pismem przewodnim), zaś w drugim – pliku z pismem przewodnim wraz z postanowieniem. Nawet mimo ich późniejszego otrzymania pocztą tradycyjną (mając na uwadze zasadę z art. 15zzs (9) ustawy covidowej), pisma sądowe doręczane są przez PISP i termin też zaczyna biec już w momencie zapoznania się z jego treścią zamieszczoną na PISP. Wniosek o uzasadnienie złożony przed jego fizycznym doręczeniem nie należy traktować jako przedwczesny.

• trzeci przypadek dotyczy zamieszczenia na PISP samych uzasadnień do wyroków czy postanowień. Samo ich zamieszczenie na PISP nie powoduje rozpoczęcie biegu terminu na złożenie apelacji czy zażalenia. Wyjaśniając to na przykładzie postanowień, zgodnie z art. 394 § 2 k.p.c. termin do wniesienia zażalenia wynosi tydzień od dnia doręczenia postanowienia z uzasadnieniem. Skoro na PISP zamieszczone zostało samo „suche” uzasadnienie, nie należy go traktować jako momentu rozpoczęcia biegu na złożenia środka zaskarżenia. Taka sytuacja będzie miała miejsce w przypadku wyroków.
• w końcu czwartym przypadkiem jest zamieszczenie na PISP w jednym pliku uzasadnienia, ale wraz z postanowieniem lub wyrokiem, którego dotyczy. Tutaj już nie będzie wątpliwości, że mamy do czynienia z doręczeniem elektronicznym.

Momentem doręczenia pisma sądowego jest chwila otworzenia pliku umieszczonego w PISP. Zatem samo kliknięcie w link do powiadomienia o zmianach w sprawie, które zostają przesyłane pocztą elektroniczną pełnomocnikowi oraz zalogowanie się przez niego w związku z tym do systemu czy nawet otworzenie zakładki „Dokumenty”, nie spowoduje jeszcze skutecznego doręczenia.

Należy także pamiętać, że w przypadku braku zapoznania się z pismem zamieszczonym na PISP, uznaje się je za doręczone po upływie 14 dni  od momentu zamieszczenia. Doręczenie takiego pisma wywołuje skutki procesowe określone w kodeksie postępowania cywilnego właściwe dla doręczenia pisma sądowego.

Gdy pełnomocnik nie ma konta w PISP

Niejednoznaczne są także skutki elektronicznego doręczenia w przypadku nieposiadania przez profesjonalnego pełnomocnika konta w PISP. Nigdzie nie ma bowiem obligatoryjnego nakazu posiadania takiego konta. Wydaje się jednak, że komentowany przepis art. 15zzs (9) ustawy covidowej będzie jednak zmuszał do zakładania takich kont, z uwagi na niepewność co do skutków procesowych niezapoznania się z doręczonym pismem sądowym dla reprezentowanej strony. Podobne stanowisko wyraziła m.in. Okręgowa Rada Adwokacka w Warszawie, zalecając wszystkim adwokatom prowadzącym sprawy cywilne założenia takiego konta na PISP.

Gdy strona ma kilku pełnomocników

Należy pamiętać o sytuacjach, w których strona ma kilku pełnomocników w jednej sprawie – zapoznanie się z dokumentem zamieszczonym na PISP przez jednego z nich skutkować będzie rozpoczęciem biegu terminu także w stosunku do pozostałych.

Gdy zapoznanie się z pismem sądowym następuje w sobotę

W końcu problemem może wydawać się kwestia momentu zapoznania się z treścią dokumentu zamieszczonego przez Sąd na PISP. Wątpliwość może powstać, gdy np. aktualizacja całego systemu PISP ma miejsce w piątek wieczorem, przez co pełnomocnik uzyskuje dostęp do dokumentu sądowego dopiero w sobotę. Pojawia się pytanie, czy ten termin rozpoczyna swój bieg już w sobotę, czy też w poniedziałek. Rozwiązania tego problemu można szukać w przepisie art. 115 k.c., zgodnie z którym jeżeli koniec terminu do wykonania czynności przypada na dzień uznany ustawowo za wolny od pracy lub na sobotę, to termin upływa następnego dnia, który nie jest dniem wolnym od pracy ani sobotą. W podobny sposób wypowiedziała się m.in. Okręgowa Izba Radców Prawnych w Szczecinie.

Gdzie szukać pomocnych wskazówek?

Wprowadzone przez ustawodawcę zmiany, z uwagi na swój nieoczywisty charakter, będą wymagały współpracy sądów z profesjonalnymi pełnomocnikami. Niektóre sądy prowadzą praktykę polegającą na zamieszczeniu w tytule pliku, czy też polu z uwagami adnotacji, które jednoznacznie wskazują, że doręcza on pismo sądowe przez PISP. Takie rozwiązanie należy uznać za słuszne, gdyż stanowi znaczne ułatwienie dla profesjonalnych pełnomocników w rozróżnieniu, kiedy mają do czynienia z doręczeniem przez PISP. Pomocne są także informacje zamieszczone w treści samego pisma, np. w jego nagłówku. Z kolei na samym końcu pisma można niekiedy doszukać się zarządzenia Sędziego wskazującego, które czynności mają zostać wykonane w związku z wydaniem zarządzenia, w tym np. zarządzenia o tradycyjnym bądź też elektronicznym doręczeniu pisma. Do porozumienia w zakresie zamieszczania stosownych adnotacji na pismach zamieszczanych na PISP dotyczących sposobu ich doręczenia, doszła m.in. Okręgowa Rada Adwokacka w Łodzi z sędziami Sądu Okręgowego i Apelacyjnego w Łodzi. W świetle tych ustaleń, kierownictwo sądów ma apelować do sędziów, aby pod każdym dokumentem znalazły się zarządzenia co do faktycznego sposobu doręczenia pisma – poprzez PISP, czy też pocztą. Podobne rozwiązanie zastosowali m.in.  Prezesi Sądu Okręgowego w Gdańsku oraz Sądu Okręgowego w Rzeszowie – oboje nakazali dodatkowo zamieszczać na dokumentach, od których odstąpiono od doręczenia przez PISP wzmianki, że wskazane pismo sądowe zostało zamieszczone na PISP jedynie w celach informacyjnych i nie wywołuje skutków procesowych. Na koniec warto zwrócić też uwagę na praktykę niektórych sędziów polegającą na odstępowaniu, w formie zarządzenia, od doręczania pism sądowych za pośrednictwem PISP we wszystkich sprawach ich referatu. W takim wypadku należy doszukiwać się stosownej wzmianki na pismach otrzymanych z sądu.

Podsumowanie

Wprowadzone rozwiązania, póki co, zamiast pomagać i ułatwić przepływ dokumentów związanych z prowadzoną sprawą, wprowadzają chaos i niepewność co do dalszego postępowania. Wiele zależy nie tylko od sprawności internetowego serwisu PISP, ale i też od poglądów interpretacyjnych oraz zarządzeń poszczególnych sędziów, których praktyka i sposób postępowania może się różnić, nie tylko od konkretnych sądów, ale nawet od poszczególnych wydziałów. Powoduje to powstanie wielu niejasnych pułapek, które czyhają na zdezorientowanych pełnomocników. Omawiany przepis art. 15zzs (9) ustawy covidowej ma charakter przejściowy i jest ważny w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 oraz w ciągu roku od odwołania ostatniego z nich. Sytuacja, jaka panuje obecnie w związku z przyjętymi rozwiązaniami, z pewnością wymaga podjęcia inicjatywy przez ustawodawcę i ujednolicenie dotychczasowej praktyki w tym zakresie.

[1] Art. 15zzs (9) ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U.2020.1842 t.j. z dnia 2020.10.20) (dalej w skrócie: ustawy covidowej) jaki wdrożony został ustawą z dnia 28 maja 2021 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw (Dz.U.2021.1090 z dnia 2021.06.18).

Tomasz Hymka, aplikant adwokacki w Kancelarii Brzezińska Narolski Adwokaci sp. partnerska. Zajmuje się sprawami z zakresu prawa cywilnego oraz prawa spółek. Skupia się m.in. na kwestiach procesowych związanych z obsługą prawną przedsiębiorców oraz podmiotów indywidualnych m.in. w sprawach dotyczących przestrzegania umów o zakazie konkurencji, frankowych oraz o zapłatę świadczeń wyrównawczych.