Pytania postawione nam przez działy HR i kadr naszych Klientów na kilka tygodni przed pierwszą datą stosowania ustawy o PPK pokazują, że temat nie został odłożony na ostatnią chwilę i trwają intensywne przygotowania do wdrożenia Planów. Wybraliśmy spośród nich 9 mniej oczywistych pytań – o rzeczy, o które wcześniej nikt nie pytał, na które nie powołują się ogólnodostępne materiały lub takie, które się powtarzają, wzbudzając dalej wątpliwości.

1. Czy wpłata finansowana przez podmiot zatrudniający naliczana jest od wynagrodzenia zasadniczego?

Wpłata podstawowa finansowana przez podmiot zatrudniający wynosi 1,5% wynagrodzenia. Ustawa nie ogranicza podstawy naliczenia do wynagrodzenia zasadniczego, więc podstawą są wszystkie składniki wynagrodzenia.

2. Czy, skoro wpłata dodatkowa finansowana przez podmiot zatrudniający może być różnicowana, to czy można zróżnicować ją poszczególnym pracownikom?

Wpłata dodatkowa dokonywana przez podmiot zatrudniający może być różnicowana ze względu na długość okresu zatrudnienia w podmiocie zatrudniającym albo na podstawie postanowień regulaminu wynagrodzeń lub układu zbiorowego pracy. Kryteria zróżnicowania nie mogą naruszać zasad równego traktowania w zatrudnieniu. Może zatem zdarzyć się tak, że wpłaty dodatkowe dokonywane na rzecz poszczególnych osób są zróżnicowane, ale musi za tym przemawiać obiektywne, niedyskryminujące kryterium.

3. Czy osoba zatrudniona w kilku podmiotach zatrudniających ma obowiązek informować, że ma już zawartą umowę o prowadzenie PPK?

Nie, nie ma takiego obowiązku. Osoba, która jest jednocześnie zatrudniona w kilku podmiotach, które zawarły umowy o zarządzanie i prowadzenia PPK może być uczestnikiem kilku PPK.

4. Co się dzieje, w przypadku zmiany miejsca zatrudnienia z podmiotu, który ma już obowiązek prowadzenia PPK na taki podmiot, który jeszcze go nie ma? 

Pieniądze zgromadzone na dotychczasowym rachunku PPK pozostają na nim i pracują dalej. Osoba zatrudniona może też zachować prawo do dopłat rocznych, jeśli spełnia warunki do jej otrzymania, to znaczy: jeżeli kwota wpłat podstawowych i dodatkowych finansowanych przez podmiot zatrudniający oraz uczestnika PPK w danym roku kalendarzowym jest równa co najmniej kwocie wpłat podstawowych należnych od kwoty stanowiącej 6-krotność minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w tym roku (lub mniej w przypadku najmniej zarabiających).

5. Od kiedy trzeba dokonywać wpłat?

Wpłat dokonuje się, począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał stosunek prawny wynikający z umowy o prowadzenie PPK, czyli mówiąc prościej – od miesiąca po miesiącu, w którym osoba zatrudniona stała się uczestnikiem PPK.

Ten przepis budzi pewne wątpliwości, czy chodzi o wpłaty dokonywane do instytucji finansowych, czy też o moment, w którym wypłacane wynagrodzenie zostaje objęte wpłatami. Wydaje się, że prawidłowe będzie przyjęcie, że jeśli uczestnik został zapisany w listopadzie, to obliczenie, potrącenie i dokonanie wpłaty dotyczy wynagrodzenia wypłaconego w grudniu.

6. Czy oprócz liczby pracowników jest inne kryterium, które decyduje o terminie, w którym przedsiębiorstwo wdraża PPK?

Co do zasady liczba osób zatrudnionych jest jedynym kryterium, które decyduje o dacie wprowadzenia PPK. Wyjątkiem są podmioty zatrudniające będące jednostkami wchodzącymi w skład sektora finansów publicznych – niezależnie od liczby osób zatrudnionych ustawę stosuje się do nich od 1 stycznia 2021 r.

7. Czy jest obowiązek dokumentowania konsultacji wyboru PPK z pracownikami?

Ustawa nie przewiduje takiego obowiązku. Zdecydowanie jednak dobrą praktyką będzie dokumentowanie konsultacji z przedstawicielami osób zatrudnionych czy z organizacją związkową notatkami służbowymi lub protokołami.

8. Kto jest właścicielem środków zgromadzonych w PPK?

Środki zgromadzone na rachunku PPK są prywatną własnością uczestnika PPK. Nie oznacza to jednak zupełnej dowolności w dysponowaniu nimi. Środki podlegają w szczególności zasadom określającym możliwość wcześniejszej wypłaty.

9. Kogo należy uwzględnić w ustalaniu liczby zatrudnionych?

Kryterium momentu, w którym dla podmiotu zatrudniającego powstaje obowiązek stosowania ustawy (i w konsekwencji zawarcia umów o prowadzenie i zarządzanie PPK) jest liczba osób zatrudnionych w konkretnych datach (np.: na 31 grudnia 2018 r.). Osobą zatrudnioną jest:

• pracownik (osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę) z wyjątkiem pracowników przebywających na urlopach górniczych i urlopach dla pracowników zakładu przeróbki mechanicznej węgla oraz pracowników młodocianych (osoba, która ukończyła 15 lat, a nie przekroczyła 18);
• osoba wykonująca pracę nakładczą, która ukończyła 18. rok życia;
• członek rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub spółdzielni kółek rolniczych,
• osoba, która ukończyła 18. rok życia, wykonująca pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług,
• członek rady nadzorczej wynagradzany z tytułu pełnienia tej funkcji podlegająca obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu z tych tytułów.