Zbliża się okres przedświąteczny i w wielu firmach pracodawcy, bądź pracownicy z własnej inicjatywy, zamierzają zorganizować akcje charytatywne w formie zbiórki pieniędzy, zabawek lub żywności na szczytny cel. Warto przy takich działaniach uwzględnić kwestie prawne, aby nie naruszyć przepisów o zbiórkach publicznych.

Chodzi przykładowo o pomoc na rzecz domu dziecka, zbieranie funduszy na kosztowne leczenie jednego ze współpracowników lub wsparcie wybranej fundacji. Wszystkie te działania to przejawy tzw. wolontariatu pracowniczego czyli zaangażowania osób zatrudnionych w zakładzie pracy do podejmowania różnego rodzaju aktywności o charytatywnym charakterze. Niosą one wiele korzyści, zarówno z punktu widzenia samych pracowników, jak również pracodawcy. Przede wszystkim jednak pozwalają kształtować lepsze relacje wśród zatrudnionych, dają poczucie partnerstwa, więzi z firmą oraz współpracownikami, budują motywację oraz tworzą pozytywny wizerunek firmy na zewnątrz.

Zbiórka w firmie: czy musi być zbiórką publiczną w rozumieniu ustawy?

Kwestie prawne związane z organizacją zbiórek charytatywnych reguluje ustawa z 14 marca 2014 r. o zasadach prowadzenia zbiórek publicznych (dalej zwana Ustawą). Powstaje jednak pytanie, czy każda zbiórka zorganizowana w zakładzie pracy będzie wymagała spełnienia wymogów ustawowych, a jeżeli nie, to jakie warunki trzeba spełnić aby przeprowadzić ją bez konieczności dopełnienia zbędnych formalności i nie narazić się na odpowiedzialność prawną.

Należy zaznaczyć, że pracodawca nie może być organizatorem zbiórki publicznej w rozumieniu Ustawy. Fakt ten nie przekreśla jednak możliwości prowadzenia zbiórki w zakładzie pracy, jeżeli organizatorami będą pracownicy bądź pracodawca (wraz z pracownikami) włączą się w akcję organizowaną przez podmioty uprawnione do prowadzenia zbiórki publicznej zgodnie z Ustawą.

Przepisy wspomnianej Ustawy zawierają definicję zbiórki publicznej. Aby zbiórka w zakładzie pracy nie była za taką uznana, powinna być przeprowadzona wyłącznie w kręgu osób zatrudnionych w zakładzie pracy. Jej organizatorzy powinni zwrócić szczególną uwagę na miejsce i formę przeprowadzenia zbiórki tak, aby uniknąć możliwości przekazywania środków lub darów rzeczowych przez osoby niezatrudnione w firmie, np. klientów, kontrahentów, bądź inne osoby odwiedzające zakład pracy.

Zbiórka koleżeńska w zakładzie pracy

Ponadto zbiórką, która nie wymaga zgłoszenia i nie dotyczą jej przepisy Ustawy, jest tzw. zbiórka koleżeńska. Będzie ona polegać na zbieraniu ofiar w gotówce lub w naturze wśród zamkniętego grona pracowników określonego zakładu pracy. Aby uniknąć wątpliwości kto jest organizatorem takiej akcji charytatywnej rekomenduje się sporządzenie przez organizujących ją pracowników pisemnego oświadczenia, w którym zostanie określone, że zbiórka jest realizowana wyłącznie z ich inicjatywy i wśród współpracowników, na konkretny cel, przykładowo pomoc współpracownikowi lub przekazanie zabawek dla domu dziecka.

Kwestie podatkowe

Należy również pamiętać o kwestiach podatkowych związanych z przekazaniem zebranej kwoty beneficjentom akcji. Na przykład w przypadku zbiórki pieniędzy z przeznaczeniem na leczenie jednego z pracowników, kwoty zebrane od zatrudnionych stanowią osobne darowizny na rzecz obdarowywanego. W tym przypadku każda przekazana suma może być potraktowana jako darowizna. Jeżeli zatem wartość każdego z datków nie przekroczy kwoty wolnej od podatku, czyli 4.902 zł, obdarowany nie ma obowiązku rozliczania się u Urzędem Skarbowym.

Podsumowanie

Przeprowadzenie zbiórki na cel charytatywny w zakładzie pracy nie zawsze musi oznaczać zbiórkę publiczną w rozumieniu przepisów ustawy o zasadach prowadzenia zbiórek publicznych. Spełnienie opisanych w artykule zasad pozwoli przeprowadzić zbiórkę bez konieczności spełnienia ustawowych wymogów, a pracownikom da możliwość zaangażowania się w ważny cel społeczny.

Julia Janik, aplikant adwokacki w Kancelarii Brzezińska Narolski Adwokaci sp. partnerska. Zajmuje się sprawami z zakresu szeroko pojętego prawa pracy i obsługą klientów korporacyjnych. Specjalizuje się we wspieraniu zespołów HR, opracowywaniu umów i dokumentacji pracowniczej. Skupia się m.in. na kwestiach mobbingu, nierównego traktowania, oraz zatrudniania cudzoziemców.