Po wielu miesiącach oczekiwań do Sejmu w listopadzie 2018 r. wpłynął projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679 (RODO). Na początku stycznia z projektem zmierzą się sejmowe komisje – Komisja Administracji i Spraw Wewnętrznych oraz Komisja Sprawiedliwości i Praw Człowieka, którym zalecono przedstawienie sprawozdania do 15 stycznia. Projekt ustawy w założeniu ma zmienić ponad 150 ustaw w taki sposób, aby dostosować je i oparte na nich czynności do zapewnienia zgodności z zasadami przetwarzania danych osobowych, wynikającymi z RODO. To dopiero początek procesu legislacyjnego, ale biorąc pod uwagę, że projekt przewiduje jedynie 14 dni na jego wejście w życie od ogłoszenia, już teraz warto przyjrzeć się, w jakim kierunku projektowane są aktualizacje przepisów.

Z jakimi zmianami powinni się zatem liczyć pracodawcy, gdyby ustawa została przyjęta w takim kształcie, w jakim teraz jest dostępna?

1. Kodeks pracy

Planowana jest zmiana zakresu informacji, jakich od osoby ubiegającej się o zatrudnienie może żądać przyszły pracodawca. Pojawią się w katalogu dane kontaktowe udostępnione przez kandydata, ale usunięte zostaną imiona rodziców. Jeśli kandydat nie poda adresu zamieszkania, będzie można o niego zapytać dopiero, gdy zostanie zatrudniony.

Projekt nowelizacji porządkuje kwestię wyrażenia zgody przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie i pracownika na przetwarzanie przez pracodawcę innych danych osobowych niż te, które wymienia Kodeks pracy. Dotychczas kwestia ta budziła kontrowersje i dość liczne były poglądy o tym, że zgoda pracownika na przetwarzanie jego danych osobowych nigdy nie będzie dobrowolna, co w konsekwencji oznacza zakwestionowanie skuteczności takiej zgody. Nowelizacja usuwa te wątpliwości, stawiając jednak warunki: brak zgody lub jej wycofanie, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji.

Projektowane przepisy dopuszczają wykorzystywanie danych biometrycznych pracowników (np.: odcisk palca), ale tylko wtedy, gdy podanie takich danych jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.

Po kilku miesiącach obowiązywania ma zostać zmieniona również, na korzyść zakładowych organizacji związkowych, norma dotycząca monitoringu w zakładach pracy – monitoring nie może obejmować pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej, a jej zgody wymagać będzie monitoring pomieszczeń sanitarnych. Jeśli w dniu wejścia w życie nowelizacji pracodawca stosować będzie monitoring pomieszczeń związkowych, ma 14 dni na to, aby takiego monitoringu zaprzestać. Na uzyskanie zgody na monitorowanie pomieszczeń sanitarnych nowelizacja wyznacza 30 dni. W przypadku nieuzyskania takiej zgody pracodawca w terminie nieprzekraczającym 3 dni zaprzestaje stosowania monitoringu takich pomieszczeń, o czym niezwłocznie informuje zakładową organizację związkową albo przedstawicieli pracowników.

2. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

Zgodnie z projektem osoba uprawniona, która wnioskuje o skorzystanie z ulgowych usług i świadczeń z Funduszu udostępnia pracodawcy dane osobowe w drodze oświadczenia. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.

Jeśli przetwarzanie danych osobowych obejmować będzie tzw. dane osobowe wrażliwe, mogą być do takiego przetwarzania dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie, zobowiązane do zachowania tajemnicy.

Na pracodawcę nałożony zostanie obowiązek przeglądu danych osobowych nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. Dane zbędne powinny zostać usunięte.

Zasady przetwarzania danych osobowych w zakresie, w jakim precyzuje je w kontekście ZFŚS projektowana nowelizacja, powinny zostać uwzględnione w regulaminie korzystania z ZFŚS.

3. Zatrudnianie osób niepełnosprawnych

Projekt nowelizacji daje pracodawcy podstawę do przetwarzania danych osobowych o stanie zdrowia pracowników dla celów określonych w ustawie o rehabilitacji społecznej i zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, przy czym przedstawienie pracodawcy dokumentów potwierdzających dane osobowe o stanie zdrowia ma być dobrowolne.

Podobnie, jak w przypadku danych wrażliwych przetwarzanych przy okazji wykorzystywania środków ZFŚS, również w tym wypadku osoby dopuszczone do przetwarzania mają być wyposażone w pisemne upoważnienie i zobowiązane do zachowania tajemnicy.

Pracodawcy przechowywać mają dane osobowe wyłącznie przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne i w zakresie koniecznym do realizacji celów przetwarzania danych osobowych oraz dokonywać przeglądu przydatności przetwarzania danych osobowych nie rzadziej niż co 5 lat.