Wojewódzkie Urzędy Pracy mają 3 lata na przeprowadzenie końcowej weryfikacji dofinansowania przyznanego przedsiębiorcy z FGŚP. Taki termin może dawać wrażenie, że jest dużo czasu na przygotowanie się do kontroli. To prawda – lepiej jednak zacząć już teraz, gdy dostęp do dokumentów jest łatwy, a wiedzę o wszystkich okolicznościach związanych z ubieganiem się o dofinansowanie mamy „na świeżo”.

1. Sprawdź, jak udokumentujesz spadek obrotów

Warunkiem uzyskania wsparcia jest spadek obrotów gospodarczych w następstwie wystąpienia COVID – 19. Przedsiębiorcy muszą być gotowi, by udowodnić nie tylko faktyczny spadek obrotów w ustawowych limitach, ale również związek między tym kryzysem a epidemią. W przypadku tych firm, które były lub są objęte ograniczeniami w działalności, wykazanie tego związku nie będzie trudne. Natomiast w przypadku przedsiębiorstw, które nie przerwały działalności, konieczne jest przygotowanie i zachowaniem argumentów wykazujących, że spadek obrotów nie był skutkiem np. sezonowości w działalności, tylko epidemii. Taki związek istnieje przykładowo u dostawców do przedsiębiorstw, których działalność została wstrzymana na podstawie rozporządzeń rządowych.

2. Sprawdź, czy dane wprowadzone do kalkulatora były prawidłowe

Wysokość dofinansowania zależy od kwoty wynagrodzeń pracowników. Zatem rozliczenie prawidłowości wykorzystania środków będzie możliwe tylko pod warunkiem, że dofinansowanie przyznano w oparciu o prawidłowe dane dotyczące wynagrodzeń pracowników. Warto sprawdzić teraz, czy wszystkie kwoty wprowadzono zgodnie z prawdą i czy nie uwzględniono przypadkiem pracowników, których wynagrodzenie uzyskane w miesiącu poprzedzającym miesiąc, w którym został złożony wniosek, było wyższe niż 300% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia z poprzedniego kwartału ogłaszanego przez Prezesa GUS.

3. Zachowaj porozumienie z reprezentacją załogi

Jednym z warunków wprowadzenia przestoju ekonomicznego i obniżenia wymiaru czasu pracy było zawarcie porozumienia z reprezentacją załogi. Kopię porozumienia należało przesłać właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy. Porozumienie wraz z dowodem przekazania go do PIP należy przechowywać. Trzeba też upewnić się, że dane wprowadzone we wniosku były zgodne z postanowieniami porozumienia, np. co do pracowników objętych przestojem ekonomicznym, okresem jego trwania.

4. Przygotuj dokumenty potwierdzające sposób wydatkowania środków z FGŚP

Kontroli WUP może podlegać zgodność wydatkowania przyznanych środków zgodnie z przeznaczeniem. Środki z FGŚP przeznaczone były na dofinansowanie wynagrodzeń pracowników i składek na ubezpieczenia społeczne. Przepisy nie precyzują, jak należy udowodnić wydatkowanie środków zgodnie z przeznaczeniem, ale można założyć, że potrzebne będą potwierdzenia przelewów oraz listy płac z okresu dofinansowania.

5. Sprawdź, czy utrzymane zostały miejsca pracy

Pracodawca, który otrzymał dofinansowanie z FGŚP zobowiązany był utrzymać miejsca pracy w okresie korzystania z dofinansowania. Z obowiązku tego wynikał zakaz wypowiadania pracownikom umów o pracę z przyczyn niedotyczących pracowników (np. z powodu likwidacji stanowiska pracy). Jeśli w okresie korzystania z dofinansowania pracodawca rozstał się z pracownikiem objętym dofinansowaniem, to w czasie kontroli musi udowodnić, że za zakończeniem stosunku pracy nie stały przyczyny dotyczące pracodawcy. Trzeba więc zachować wszelkie dokumenty, które potwierdzają ten fakt – na przykład wniosek pracownika o rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron, czy dowody świadczące o naruszeniu obowiązków przez pracownika.

Karolina Kołakowska, adwokat w Kancelarii Brzezińska Narolski Adwokaci, ekspert z zakresu indywidualnego i zbiorowego prawa pracy oraz ochrony danych osobowych, trener i szkoleniowiec.