Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii poinformowało o rozpoczęciu prac nad ustawą, która ma umożliwić mikroprzedsiębiorcom, rolnikom i osobom fizycznym zawieranie w sposób elektroniczny umów o pracę, umów zleceń oraz umów o pomocy przy zbiorach.

Ma powstać cały system funkcjonujący w ramach portalu praca.gov.pl, który umożliwi najmniejszym pracodawcom wykonywanie części obowiązków dokumentujących stosunek pracy wirtualnie. Nie znamy jeszcze szczegółów projektu, ale sam pomysł, to na pewno krok w dobrą stronę.

Potrzeba nowych regulacji

Pojawia się jednak wątpliwość, czy nie przydałyby się dalej idące rozwiązania. Praca na ustawą wprowadzającą ułatwienia elektroniczne dla ograniczonej grupy pracodawców to dobry moment, żeby odświeżyć Kodeks pracy i wprowadzić do niego szersze możliwości wykorzystywania elektronicznych form dokumentowania stosunku pracy. Czas pandemii pokazał, że przepisy Kodeksu pracy dotyczące formy pisemnej są przestarzałe i nie przystają do realiów współczesnej organizacji pracy. Zespoły HR radziły sobie jak mogły. Wykorzystywały podpisy kwalifikowane (ale tymi dysponuje zazwyczaj ograniczona liczba osób, nie mówiąc o szeregowych pracownikach), zbierały  podpisy obiegowo, czy wykorzystywały przesyłki listowne.

Znaczenie formy pisemnej

Oczywiście, niezachowanie formy pisemnej w prawie pracy nie powoduje skutku nieważności – jest ona przewidziana dla celów dowodowych.  Trudności dowodowe to czasem nie jedyna konsekwencja niezachowania formy pisemnej. Przykładem może być np.: przepis nakładający na pracodawcę karę za brak potwierdzenia na piśmie zawartej z pracownikiem umowy. O ile prościej byłoby, gdyby ustawodawca zastąpił w Kodeksie pracy przepisy o formie pisemnej przepisami dopuszczającymi formę dokumentową. To umożliwiłoby zawieranie umowy o pracę, czy aneksów do niej np.: poprzez wymianę maili, czy w ramach systemów informatycznych, które coraz częściej dają takie możliwości, bez konieczności późniejszego potwierdzania ustaleń pisemnie. Forma pisemna mogłaby pozostać na przykład w przypadku jednostronnych oświadczeń pracodawcy o rozwiązaniu stosunku pracy. W tym wypadku miałaby ona znaczenie nie tylko dowodowe, ale przede wszystkim ochronne dla pracownika.

Online – szybciej, bezpieczniej, łatwiej

Nie oczekuję, żeby ustawodawca umożliwił korzystanie z projektowanego systemu informatycznego wszystkim pracodawcom. Ci więksi najczęściej już korzystają z systemów kadrowych, których funkcjonalności pozwalają tworzyć i monitorować dokumentację pracowniczą. Potrzebujemy jednak takich rozwiązań, które skończą z dzisiejszą fikcją,  że zasadnicze kwestie ustalane są na przykład mailowo, a spisanie umowy, czy złożenie papierowego wniosku to „papiery”, nad którymi muszą czuwać działy kadr i HR. Uporządkowanie tej sytuacji to nie tylko oszczędność czasu, ale przede wszystkim stworzenie podstaw do rozwoju rzeczywiście zaawansowanych systemów zarządzania dokumentacją pracowniczą.

Karolina Kołakowska, adwokat w Kancelarii Brzezińska Narolski Adwokaci w Łodzi, ekspert z zakresu indywidualnego i zbiorowego prawa pracy oraz ochrony danych osobowych, trener i szkoleniowiec.